Des embauches massives dans le secteur privé et un recours accru au télétravail…
En 2021, le chômage en France a atteint ses plus bas historiques depuis 15 ans, en particulier pour les jeunes, qui ont bénéficié du dispositif d’aide publique « 1 jeune, 1 solution » mis en place depuis la sortie de crise. Ainsi, selon le ministère du travail, le nombre d’embauches a progressé de 3,9 % au premier trimestre 2021 puis de 5,5 % au second trimestre. Cette progression est encore plus forte pour les emplois en CDI qui ont augmenté de 4,9 % en T1 puis de 14 % en T2.
Dans le même temps, la baisse du chômage a entraîné un risque de pénurie de main-d’œuvre, notamment dans certains secteurs déjà en tension avant la crise. Cette pénurie de talents met globalement les employés dans une position plus confortable vis-à-vis des entreprises puisqu’ils peuvent facilement retrouver un emploi similaire dans une structure répondant mieux à leurs aspirations. Au sommet de celles-ci : un travail plus flexible, qui porte davantage les valeurs de bienveillance, d’éthique et de développement durable, et qui offre idéalement un plan de carrière à long terme.
À cela s’ajoute une évolution inédite des habitudes de travail. En effet, pour endiguer les vagues de contaminations de covid-19, une majorité de secteurs est désormais obligée d’appliquer un quota minimum de journées de télétravail, lorsque les entreprises n’optent pas déjà pour le 100 % distanciel, ce dont les start-up sont particulièrement friandes.
Nécessité de renouveler l’offre d’accueil et de formation en entreprise
Pour une majorité d’entreprises, la norme est encore de transmettre un maximum de connaissances théoriques dans une salle pendant une semaine, puis laisser ses nouvelles recrues s’exercer sur le terrain en tâtonnant.
Au-delà de l’efficacité douteuse de ce modèle, c’est désormais son inadéquation avec les changements récents dans le monde du travail qui questionne. En effet, l’entreprise doit nécessairement repenser son modèle d’onboarding pour éviter de déployer des moyens humains et matériels trop coûteux.
Voici donc quelques pistes pour réduire le coût d’un onboarding tout en accompagnant au mieux les premières semaines d’une recrue en entreprise.
Formaliser le processus d’onboarding
Le responsable de formation doit organiser les étapes du parcours d’intégration : remise du matériel de travail, entretien d’accueil et d’intégration avec le manager, présentation aux autres collaborateurs lors de la première réunion d’équipe, feuille de route à suivre en autonomie sur les premières semaines.
En soignant le parcours d’intégration, l’entreprise montre de la considération pour le nouveau collaborateur. Il prend conscience de sa valeur au sein de l’effectif et de la volonté de l’entreprise de le faire monter en compétences et en employabilité.
La pratique dès le premier jour, l’apport théorique en soutien
Disposer d’un outil de gestion des connaissances et des process de l’entreprise – contenant des instructions pas à pas du métier – permet au collaborateur d’apprendre en pratiquant de façon autonome. Pendant toute la durée de son onboarding, il peut ainsi créer de la valeur pour son entreprise (vente, production de livrables, etc.), tout en gardant un droit à l’erreur grâce à des garde-fous. Et si l’erreur est trop risquée sur une vraie mission (perte de clients, risque de blessure…) ? Il est tout à fait possible de scénariser un cas pratique ou de concevoir une simulation pour les besoins de la formation.
Ce principe n’écarte pas pour autant la formation théorique de la boîte à outils pédagogique. Au contraire, il l’intègre dans le flux de travail de l’apprenant : si ce dernier en ressent de lui-même le besoin, ou en accord avec son référent d’onboarding, il peut suspendre son travail pour se former sur un point précis de son métier, puis revenir à la pratique.
Pour l’entreprise, transformer son onboarding permet de raccourcir la période pendant laquelle les nouveaux arrivants, encore peu opérationnels, coûtent davantage qu’ils ne rapportent. Ainsi, l’entreprise réduit son coût de formation.
Renforcer l’apprentissage par les pairs
Plusieurs formateurs valent mieux qu’un seul. Mobiliser ponctuellement 5 minutes du temps de travail d’un collaborateur pour nous expliquer un point précis du métier s’avère bien plus avantageux qu’allouer une salle et une journée entière avec un formateur pour expliquer vainement une théorie sortie de son contexte d’utilisation. En plus de réduire les coûts, finis les conflits d’agendas et de logistique pour réunir plusieurs personnes, le même jour, dans un même lieu !
Une astuce supplémentaire est de mettre en place un wiki d’entreprise, qui permet de capitaliser sur l’expérience des pairs. Chaque fois que survient un problème inédit, ou lorsqu’un collaborateur trouve une astuce ou une bonne pratique, celui-ci la partage au reste de l’équipe via un forum spécifique. Ces informations bénéficient à l’ensemble de l’entreprise, qui fait ainsi évoluer ses pratiques. Et c’est surtout bénéfique pour la nouvelle recrue, qui y voit une source de cas particuliers complémentaire à la formation théorique.
Prévoir des moments informels entre les recrues et leurs équipes
Sur la base de rencontres individuelles avec chaque membre de l’équipe, la recrue pourra faire connaissance de manière plus personnelle avec ses collègues. Ainsi, celle-ci se sentira davantage en confiance lorsqu’il s’agira de travailler en équipe ou de dévoiler ses lacunes devant ses pairs dans le but de s’améliorer.
En conclusion…
Pour faire face au pic de recrutements et aux nouvelles modalités de travail à distance, les responsables de formation ont tout intérêt à mettre en place des formations onboarding qui laissent un maximum d’autonomie aux collaborateurs tout en leur offrant des outils d’accompagnement facilement scalables.